Jährliche Unterweisung: Pflichten, Inhalte und Nachweis

23. Oktober 2026 · ca. 6 Minuten Lesezeit · von Ruben Letz-Stroppe

Jährliche Unterweisung im Betrieb: wer unterweisen muss, was hineingehört und wie der Nachweis aussieht – für Betriebe in Oranienburg und Oberhavel.

Der Jahreswechsel naht, und in vielen Betrieben in Oranienburg, Velten oder Gransee taucht dieselbe Frage auf: Wann haben wir eigentlich zuletzt unterwiesen – und wo ist die Liste mit den Unterschriften? Die jährliche Unterweisung gehört zu den Pflichten, die am häufigsten aufgeschoben werden. Gleichzeitig ist sie eine der ersten Unterlagen, nach denen Berufsgenossenschaft oder Aufsichtsbehörde fragen. In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen, was das Gesetz verlangt, welche Inhalte in eine gute Unterweisung gehören und wie Sie den Nachweis ohne großen Aufwand führen.

Woher kommt die Pflicht zur jährlichen Unterweisung?

Die Grundlage steht in § 12 Arbeitsschutzgesetz: Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen. Das gilt bei der Einstellung, bei veränderten Aufgaben, bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien – und zwar bevor die Tätigkeit beginnt. Außerdem muss die Unterweisung an die Entwicklung der Gefährdungen angepasst und bei Bedarf wiederholt werden.

Eine feste Frist nennt das Gesetz selbst nicht. Die liefert die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“: Nach § 4 ist die Unterweisung mindestens einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Für einige Bereiche gibt es strengere oder besondere Regeln:

• Jugendliche unter 18 Jahren sind nach § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz mindestens halbjährlich zu unterweisen – wichtig für Ausbildungsbetriebe.
• Tätigkeiten mit Gefahrstoffen: Nach § 14 Gefahrstoffverordnung erfolgt die Unterweisung mündlich und arbeitsplatzbezogen anhand der Betriebsanweisung, vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich. Inhalt und Zeitpunkt werden schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen bestätigt.
• Arbeitsmittel und biologische Arbeitsstoffe: Auch Betriebssicherheitsverordnung und Biostoffverordnung enthalten eigene Unterweisungspflichten, etwa für Maschinen oder in Praxen.

Wer muss unterwiesen werden?

Kurz gesagt: alle, die für Sie arbeiten. Dazu gehören Vollzeit- und Teilzeitkräfte, Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten, Minijobber und Aushilfen. Auch Leiharbeitskräfte müssen arbeitsplatzbezogen im Einsatzbetrieb unterwiesen werden. Gerade Aushilfen in der Gastronomie oder Saisonkräfte werden oft vergessen – dabei kennen sie die Abläufe am wenigsten und sind deshalb besonders gefährdet.

Unterweisen müssen Sie übrigens nicht zwingend persönlich. Sie können die Aufgabe an Meister, Schichtleitung oder eine externe Fachkraft übertragen. Die Verantwortung dafür, dass die Unterweisung stattfindet, bleibt aber bei Ihnen als Arbeitgeber.

Was gehört in die jährliche Unterweisung?

Eine Unterweisung ist kein Vorlesen von Paragrafen. Sie soll erklären, welche Gefahren es am konkreten Arbeitsplatz gibt und wie man sich davor schützt. Die Inhalte leiten Sie aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung ab – wie Sie diese aufbauen, lesen Sie in meinem Beitrag Gefährdungsbeurteilung erstellen: Leitfaden für Kleinbetriebe. Typische Bausteine sind:

• Verhalten im Brandfall, Fluchtwege, Sammelplatz und Lage der Feuerlöscher
• Erste Hilfe: Wer ist Ersthelfer, wo hängt der Verbandkasten, wie wird ein Notruf abgesetzt?
• Sichere Benutzung der Maschinen und Werkzeuge im Betrieb, inklusive Schutzeinrichtungen
• Umgang mit Gefahrstoffen anhand der Betriebsanweisungen
• Persönliche Schutzausrüstung: wann, welche und wie sie richtig getragen wird
• Leitern, Heben und Tragen, Ordnung und Sauberkeit gegen Stolperunfälle
• Meldewege bei Unfällen, Beinaheunfällen und Mängeln
• Neues aus dem letzten Jahr: Unfälle, geänderte Abläufe, neue Geräte

Mein Tipp aus der Praxis: Nehmen Sie sich pro Unterweisung lieber wenige Schwerpunkte vor und gehen Sie an den echten Arbeitsplatz. Eine Viertelstunde direkt an der Kreissäge oder am Spülbereich der Küche bleibt besser hängen als ein einstündiger Vortrag im Pausenraum.

Der Nachweis: So dokumentieren Sie die Unterweisung richtig

Kommt es zu einem Arbeitsunfall, ist der Unterweisungsnachweis oft das wichtigste Dokument, um zu zeigen, dass Sie Ihre Pflichten erfüllt haben. Ein guter Nachweis enthält:

1. Datum und Dauer der Unterweisung
2. Name der unterweisenden Person
3. Anlass (Erstunterweisung, jährliche Wiederholung, besonderer Anlass)
4. Behandelte Themen, gern mit Verweis auf die verwendeten Unterlagen
5. Namen der Teilnehmenden und ihre Unterschrift

Eine allgemeine Aufbewahrungsfrist schreiben Arbeitsschutzgesetz und DGUV Vorschrift 1 nicht vor. Bewahren Sie die Nachweise trotzdem mehrere Jahre auf, damit Sie auch rückwirkend lückenlos belegen können, wer wann worüber informiert wurde.

Reicht eine digitale Unterweisung?

E-Learning und Online-Module können eine Unterweisung gut ergänzen, etwa für allgemeine Themen wie Brandschutz. Nach Auffassung der Unfallversicherungsträger ersetzen sie die Unterweisung aber nicht vollständig: Der Bezug zum konkreten Arbeitsplatz, die Möglichkeit für Rückfragen und eine Verständniskontrolle müssen gewährleistet sein. Für Gefahrstoffe verlangt die Gefahrstoffverordnung ohnehin eine mündliche Unterweisung. In kleinen Betrieben im Landkreis Oberhavel hat sich deshalb eine Mischung bewährt: Grundwissen digital, die arbeitsplatzbezogenen Punkte persönlich vor Ort.

Fazit

Die jährliche Unterweisung ist Pflicht für jeden Betrieb mit Beschäftigten – vom Friseursalon in Hohen Neuendorf bis zum Metallbauer in Hennigsdorf. Wer die Inhalte aus der Gefährdungsbeurteilung ableitet, praxisnah unterweist und sauber dokumentiert, erfüllt nicht nur die Vorschriften, sondern senkt tatsächlich das Unfallrisiko im Team.

Sie möchten die Unterweisung in Ihrem Betrieb nicht selbst vorbereiten? Ich übernehme die jährliche Unterweisung direkt bei Ihnen vor Ort – inklusive fertigem Nachweis. Rufen Sie mich an unter 0174 / 95 87 326 oder schreiben Sie mir. Ich bin in Oranienburg und im gesamten Landkreis Oberhavel für Sie unterwegs.